これまで、①気になるNEWSとして三井住友海上が2年で8,000人を登録した「タレントプール採用」を、②実践編では中小企業のための「タレントプール構築術」をお届けしました。
今回は完結編として、すぐに使えるフォローメールのテンプレートをご紹介します。

タレントプール採用の肝は、「不採用・辞退の瞬間」から「再会」までのコミュニケーションにあります。候補者に「大切にされている」と感じてもらいつつ、事務負担を最小限に抑える3つのテンプレートを用意しました。

STEP 1：選考終了時（タレントプールの承諾を得る）

選考の結果をお伝えする際、ただ「お祈り」して終わるのではなく、未来の連絡の許可をいただきます。

件名：選考結果のご案内、および今後の情報提供について【株式会社〇〇】
本文：
〇〇様
株式会社〇〇の[氏名]です。先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
（選考結果の本文：今回はご希望に添いかねる結果となりましたが…等）
〇〇様とお話しさせていただく中で、その[具体的な強み：例：顧客に寄り添う姿勢や、〇〇の実務経験]は、弊社にとって非常に魅力的であると感じております。
恐縮ながら、今回はタイミングが合いませんでしたが、今後弊社の組織拡大や新しいプロジェクトが始まる際、ぜひ改めてお声がけをさせていただきたいと考えております。
つきましては、今後も定期的に弊社のニュースや求人情報をお送りしてもよろしいでしょうか？（※返信がなければ送付いたしませんので、ご安心ください）
再び〇〇様とご縁をいただける日が来ることを、心より願っております。

STEP 2：定期フォロー（半年〜1年後、会社の変化を伝える）

「何かあれば」と言いつつ、放置するのが一番の損失です。会社の変化を「近況報告」として伝えます。

件名：【近況のご報告】株式会社〇〇の最近の取り組みについて
本文：
〇〇様
ご無沙汰しております。株式会社〇〇の[氏名]です。
その後、いかがお過ごしでしょうか。
以前の選考から半年が経ちましたが、〇〇様の[面接で話したエピソード：例：新しい挑戦をされているというお話]を思い出し、ご連絡いたしました。
弊社では、この度[新サービスのリリース / 新オフィスへの移転 / 働き方改革の導入]など、新しいステージを迎えました。
もし、現在の職況や今後のキャリアについて「ちょっと情報交換したいな」と思われましたら、いつでもお気軽にご返信ください。オンラインで15分ほど、カジュアルにお話しできれば幸いです。

STEP 3：募集再開・再アプローチ（本命の誘い）

いよいよ「この人に来てほしい！」というタイミングでの一通です。

件名：〇〇様にぜひ、改めてお話しさせていただけないでしょうか
本文：
〇〇様
株式会社〇〇の[氏名]です。お世話になっております。
以前、選考の際にお話しした[ポジション名]ですが、この度業務拡大に伴い、増員が決定いたしました。
以前お会いした際、〇〇様の[具体的な評価ポイント]が、今の弊社の課題解決に不可欠だと感じておりました。もし、現在転職を検討されていなくても、一度「今の弊社の状況」をお伝えするお時間をいただけないでしょうか。
〇〇様のご経験を高く評価しておりますので、もし進んでいただける場合は、通常の選考ステップを簡略化し、[社長面談/最終面接]から設定させていただきたく存じます。
お忙しいところ恐れ入りますが、近況だけでも教えていただけますと幸いです。

中小企業が運用を成功させる3つのコツ

①「特別感」を出す
「一斉送信」感が出ると候補者は冷めてしまいます。面接時のメモを一行添えるだけで、「私のことを覚えてくれているんだ」という信頼に繋がります。

②スピード感のある選考を約束する
「一度評価している」という強みを活かし、ステップを飛ばす（カジュアル面談 → 即・最終面接など）ことを明言するのが、他社に勝つ最大のインセンティブです。

③しつこくしない
返信がない場合に何度も追撃するのは逆効果です。あくまで「扉を開けて待っている」スタンスが、候補者にとって心地よい関係性を作ります。

おわりに

タレントプールは、「未来の採用候補者への種まき」です。
今日送る一通の丁寧なメールが、1年後の採用広告費を数十万円節約し、最高の人財を連れてきてくれるかもしれません。